Stappenplan monitoring

Het 1e deel van het monitoringplan draait om focus: waarom monitor je, wat wil je weten en hoe helpt dat om je doelen te bereiken? Zo voorkom je dat je ongericht  gegevens gaat bijhouden. 

Begin daarom je monitorplan met een toelichting op waarom monitoring van belang is voor jouw gemeente. Bijvoorbeeld als basis om de aanpak bij te sturen of om keuzes te verantwoorden.

Gebruik vervolgens je warmteprogramma en eventuele uitvoeringsplannen als vertrekpunt om te bepalen wat je gaat monitoren: 

• Welke onderdelen moet je in jouw gemeente monitoren op basis van juridische verplichtingen, zowel voor de inhoudelijke terugblik in het volgende warmteprogramma als voor de waarborgen die horen bij het inzetten van de aanwijsbevoegdheid?
• Welke doelen heb je nog meer in je plannen (warmteprogramma of uitvoeringsplan) opgenomen en zijn daarnaast waardevol om te gaan monitoren? Volgen daaruit extra aandachtspunten of thema’s voor de monitor?

Op de pagina Gemeentelijke monitoring van de lokale warmtetransitie lees je meer over het belang van monitoring, de wettelijke verplichtingen en wat aanvullend van belang is om bij te houden.

Het kan helpen om de samenhang van onderdelen uit je aanpak inzichtelijk te maken. Daarvoor breng je de volgende dingen in kaart:

• De aanpak: Welke maatregelen ga je uitvoeren om het doel te bereiken?
• Tussentijdse resultaten: Welke resultaten moeten tussentijds geboekt worden om het uiteindelijke effect te kunnen bereiken?;
• Eindresultaat: Hoe dragen de aanpak en tussenstappen bij aan het effect op het einddoel?

Zijn de ambities in de warmteplannen nog niet heel concreet of moeilijk te meten? Stem dan samen af hoe je deze toch kunt gaan monitoren. Soms vraagt dat om een extra interpretatieslag, bijvoorbeeld door algemene doelen te vertalen naar specifieke, meetbare indicatoren.

Hoe concreter je aanpak is uitgewerkt in maatregelen en beoogde resultaten en hoe meetbaarder je doelen zijn geformuleerd, hoe beter je deze gericht kunt gaan monitoren. Ook is het belangrijk om  de focus en afbakening van de monitoring niet alleen te bepalen. Betrek de belangrijkste stakeholders bij wat je wel en niet meeneemt, zoals projectleiders, directie, bestuur, en gemeenteraad. Vraag wat zij willen weten en welke waarde deze monitoring voor hen kan hebben. Deze afstemming helpt om:

• te voorkomen dat later cruciale informatie ontbreekt;
• de focus beter te laten aansluiten op de informatiebehoefte; draagvlak voor de monitor te creëren, wat de kans vergroot dat de inzichten ook echt worden gebruikt. 

Van te monitoren aspecten naar monitorvragen

Vertaal de te monitoren aspecten nu naar monitoringvragen. Deze vragen:

• geven richting aan de informatieverzameling;
• helpen om de informatie logisch te ordenen en samenhangend te analyseren;
• vormen de basis voor voortgangrapportages en verantwoording naar de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders (college van B&W).

Gebruik de onderstaande vragen als minimale basis, en verfijn ze op basis van de doelen en aanpak uit je eigen warmteprogramma:

• Uitgevoerde maatregelen: wat zijn de belangrijkste maatregelen die het afgelopen jaar zijn genomen?
• Geboekte (tussentijdse) resultaten: wat zijn de belangrijkste resultaten die het afgelopen jaar zijn gerealiseerd? Is dit volgens de verwachting of planning?
• Voortgang doelen: hoe gaat het met de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen? Ligt de gemeente op koers?

Vul de feitelijke vragen aan met reflectieve vragen. Waar feitelijke vragen met feiten en cijfers constateren wat er gebeurt, helpen reflectieve vragen om te leren van wat je doet. Zoals:

• Wat hebben we tijdens de uitvoering geleerd over onze aanpak? Wat werkt goed en wat minder?
• Wat helpt en wat belemmert in de bredere gemeentelijke of landelijke context om voortgang te boeken en de doelen te realiseren?
• Wat betekenen de feiten en inzichten voor het vervolg – gaan we door met de aanpak of moeten we die bijstellen? 

Je kunt aanvullend specifieke leervragen opnemen, zoals:

• Wat leren we van de samenwerking met bewonersinitiatieven?
• Hoe geven we deze leerervaringen een plek in het vervolgproces?
• Wat leren we over de afstemming met de gemeenteraad? Hoe kunnen we de raad goed meenemen?

In deze stap ontwerp je het monitoringsproces: wat je wanneer doet en met welk resultaat. 

Het helpt om dit proces vorm te geven als een cyclus met vaste, herkenbare fases die je periodiek herhaalt. Dat brengt structuur aan en geeft houvast bij de uitvoering, zeker wanneer je hier een heldere planning aan verbindt. 

De monitorcyclus bestaat uit 5 fasen: 

• voorbereiding;
• informatie verzamelen;
• analyse;
• rapportage;
• van reflectie naar actie. 

De informatieverzamelingsfase vraagt meestal de meeste tijd en uitwerking. De gekozen methoden bepalen namelijk voor een groot deel hoeveel tijd en capaciteit de monitor je kost. 

Wanneer de monitorcyclus op hoofdlijnen staat, werk je uit hoe je informatie gaat verzamelen. Bepaal daarvoor welke informatie (feiten, cijfers, ervaringen) minimaal nodig is om de monitor- en leervragen te beantwoorden en met welke bronnen en methoden je deze informatie kunt verzamelen.

Slim gebruik van bestaande gegevens

Een belangrijke basis voor de monitor is de informatie die je als gemeente sowieso al verzamelt en vastlegt. Zorg ervoor dat je het verzamelen hiervan systematisch aanpakt en je afspraken hierover maakt met bijvoorbeeld projectleiders, participatiemedewerkers en andere betrokkenen zoals energiecoaches. Het scheelt namelijk veel tijd en energie wanneer de basisinformatie en basisafspraken hiervoor op orde zijn en ieder zijn verantwoordelijkheid hierin kent. Leg bijvoorbeeld vast wie levert wat, waar en wanneer aanlevert. 

Dit geldt zeker wanneer deze informatie centraal wordt bijgehouden in 1 systeem, dat bijvoorbeeld ook analyse- en dashboardfuncties heeft. Dat helpt niet alleen bij de monitor en uiteindelijke rapportage, maar die informatie kun je al direct als inzichten voor de uitvoering gebruiken.

Sommige gemeenten hebben de informatieregistratie al goed op orde: 

• Gemeenten werken bijvoorbeeld met een systeem met voortgangsinformatie over de projecten in verschillende wijken.
• Ook werken verschillende gemeenten met een zogenaamd ‘woningvolgsysteem’ of ‘bewonervolgsysteem’ waarin kenmerken van de woningvoorraad en contact met bewoners worden bijgehouden. 

Met deze basis kun je makkelijk achterhalen waar je als gemeente staat in je verduurzamingsopgave en welk deel van de doelgroep al bereikt is. Meer informatie over het vullen van een woning- of bewonervolgsysteem, staat in het kader ‘Bronnen voor monitoring lokale warmtetransitie’ op deze pagina.

Monitoren gaat echter niet alleen over het doorlopend vastleggen van feitelijke informatie. Ook het bijbehorende leren doe je als gemeente continu, niet alleen wanneer je via de monitor reflecteert. Zorg daarom voor korte, terugkerende reflectiemomenten waarbij je de inzichten vastlegt. Spreek bijvoorbeeld af dat collega’s na belangrijke gebeurtenissen (zoals een bewonersavond) feedback ophalen of zelf evalueren wat goed werkte en wat minder. Op deze manier neem je leerervaringen direct mee in de lopende uitvoering en later als input voor de periodieke monitor. 

Verrijk de monitor met openbare bronnen en aanvullende methoden

Door tijdens de uitvoering feiten, cijfers en inzichten vast te leggen heb je al een groot deel van de nodige gegevens verzameld. Deze informatie kun je op 2 manieren verrijken, namelijk met: 

•  (semi-)openbare bronnen, waaruit je meer feiten en cijfers haalt over stand zaken en trends;
• aanvullende, kwalitatieve methoden, zoals reflectiesessies die inzicht geven in verklaringen en leerervaringen.

Openbare en semiopenbare bronnen

Je hoeft niet alles zelf te verzamelen. Veel informatie is beschikbaar via openbare bronnen of via partners. Niet alle informatie is actueel – soms zijn de cijfers tot enkele jaren oud – maar als de gegevens over een langere periode naast elkaar zet, krijg je toch een goed beeld van de ontwikkelingen in je gemeente. Bovendien kan het helpen om verschillende bronnen te combineren. Lopen de openbare gegevens bijvoorbeeld een jaar of 2 achter, kijk dan naar actuele lokale gegevens om een indruk te krijgen of een trend zich voortzet of verandert. Zie je bijvoorbeeld dat er minder subsidies zijn aangevraagd voor verduurzaming? Dan is het waarschijnlijk dat het op termijn een effect gaat hebben op de voortgang van de verduurzaming, het energieverbruik en CO2-uitstoot.

Tip: combineren en verrijken

Uit de bovenstaande bronnen krijg je individueel gezien geen volledig beeld: gegevens zijn onvolledig of niet actueel, of mogen vanwege regels over gegevensbescherming (AVG) niet worden verzameld of in detail gebruikt. Voor goede monitoring is dat ook niet altijd nodig. Ook uit de gegevens die je hebt kun je vaak al veel informatie halen over de ontwikkelingen binnen de gemeente. Daarvoor hoef je niet alle details in je monitoring terug te laten komen.

Wees slim in het combineren van verschillende gegevensbronnen. Er zijn bovendien gespecialiseerde bedrijven die de gemeente kunnen helpen om de data te verrijken en tot betere inzichten te komen. Als gemeente kun je zelf ook al veel doen om aan ontbrekende informatie te komen. Gebruik bijvoorbeeld de informatie die je wél hebt om de communicatie met bewoners, eigenaren of ondernemers af te stemmen op hun situatie. Zoals een brief waarin je meldt welke gegevens over een gebouw jou bekend zijn, gekoppeld aan een passende regeling of aanbod voor verduurzaming en een uitnodiging om ontbrekende informatie aan te vullen. Als gegevens niet kloppen zullen mensen met zo’n persoonlijke aanpak eerder geneigd zijn om gegevens door te geven dan met een generieke aanpak.

Bijvoorbeeld een brief aan bewoners waar iets in terug komt als: “Uit de gegevens die wij hebben van uw woning (energielabel D) blijkt dat u nog verschillende verduurzamingsstappen kan maken. We hebben hiervoor een financieel aantrekkelijk aanbod. Klopt onze informatie niet? Vul dan de bijgevoegde vragenlijst in zodat wij een passend aanbod kunnen doen.” 

Let op: vraag vanwege de AVG in dit geval altijd toestemming om gegevens te delen en geef helder aan hoe je deze verwerkt. Betrek de Functionaris Gegevensbescherming hierbij.

Nieuwe bronnen en gegevensverzameling in het kader van de Wgiw en Bgiw

Met de inwerktreding van de Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie (wgiw) gelden nieuwe mogelijkheden en verplichtingen over monitoring en gegevenslevering. Een kernpunt daarvan is een grondslag om bepaalde (persoons)gegevens te mogen verzamelen, die via de inwerktreding wordt opgenomen in de Omgevingswet. Deze grondslag geeft gemeenten de mogelijkheid om (persoons)gegevens van gebouweigenaren en gebouwen te verzamelen. Het voordeel hiervan is dat gemeenten eigenaren rechtstreeks kunnen benaderen. Zo kunnen ze beter worden betrokken bij het planproces, met name bij het wijzigen van het omgevingsplan voor de aanwijsbevoegdheid, en bij de realisatie van het warmtealternatief. 

Eerder konden bewoners en ondernemers alleen algemeen benaderd worden, waardoor de communicatie moeilijk aan de eigenaar van het pand te richten was. De nieuwe grondslag maakt het mogelijk om de eigenaar specifiek te benaderen. Dit is nodig bij bijvoorbeeld verhuur, waarbij de eigenaar niet de bewoner is, of wanneer er bijvoorbeeld meerdere eigenaren zijn van een gebouw. Ook is het handig bij erfpacht, waarbij grond en pand verschillende eigenaren heeft.

Naast adres en persoonsgegevens van het Kadaster, leveren ook netbeheerders voor elektra en gas en de warmtebedrijven gegevens voor de monitoring in relatie tot de juridische waarborgen bij het inzetten van de aanwijsbevoegdheid. Bij inwerktreding van de wet zijn deze partijen verplicht om deze gegevens binnen 4 weken aan te leveren als de gemeente hierom verzoekt. De gegevensverzameling gaat in het bijzonder over de aangewezen gebieden, maar het staat de gemeente vrij om het onder te brengen in 1 gemeentebrede monitor. 

Het doel van de gegevensverzameling is:

• gebouweigenaren betrekken bij de voorbereiding van het warmteprogramma en wijziging van het omgevingsplan, bij inzet van de aanwijsbevoegdheid;
• de voortgang van de warmtetransitie monitoren, bijvoorbeeld met het aantal aansluitingen op duurzame energie-infrastructuur;
• controleren of woningen en gebouwen kunnen worden aangesloten op het duurzame alternatief zoals opgenomen in het omgevingsplan.

Het college van B&W is verantwoordelijk voor: 

• de gegevensverzameling en verwerking;
• het opstellen van een rapportage op basis van die gegevens;
• het beschikbaar stellen van de rapportage aan de gemeenteraad. 

De gemeenteraad bepaalt hoe vaak zij de rapportage van het college krijgen. 

Kadaster

De gegevens van het Kadaster gaan over wie de eigenaren van gebouwen zijn, aangevuld met hun actuele adresinformatie. Er zijn 3 opties om deze gegevens aan te leveren:

• de Basisregistratie Kadaster-levering: bevat algemene gegevens als eigenaarschap en gebouwkenmerken en is nu al beschikbaar voor alle gemeenten;
• maatwerk: het Kadaster levert gegevens aan over een door de gemeente vastgesteld gebied (een wijk of aantal straten), CBS-wijk of postcodegebied. In de lijst met gegevens staan alle rechthebbenden (personen of bedrijven zoals verzekeraars en pensioenfondsen) of alleen de rechthebbenden die verantwoordelijk zijn voor verduurzaming;
• specifiek maatwerk: heeft een gemeente meer informatie nodig, dan kan het Kadaster ook specifieker maatwerk leveren zoals het type eigenaar of technische informatie over de gebouwen.

Netbeheerder van elektra en gas

Netbeheerders werken momenteel aan een manier om gemeenten van gegevens te voorzien. Ze maken de informatie in ieder geval deels beschikbaar op het nieuwe dataportaal van Partners In Energie (via inlog). Daarin vind je onder andere de volgende gegevens:

Dataset 1 – individuele aansluitinformatie:

• identificatienummer Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG);
  • postcode en huisnummer;
  • locatiebeschrijving;
  • energiedrager;
  • aansluitcapaciteit. 

Dataset 2 – gebundelde en geanonimiseerde aansluitinformatie:

• wijknaam, wijkcode en buurtcode;
  • elektriciteit of gas (productsoort);
  • detailgegevens per productsoort;
  • aantal unieke aansluitingen;
  • meest voorkomende technische capaciteit van gas- en elektriciteitsaansluitingen;
  • percentage meest voorkomende fysieke capaciteit;
  • jaarverbruik (Standaard Jaar Afname);
  • teruggeleverde energie vanuit zonnepanelen (Standaard Jaar Invoeding, alleen voor elektriciteit).

Netbeheerders zijn daarnaast een belangrijke partner om mee te schakelen in het kader van de vergewisplicht, vooral bij all-electric oplossingen. Zij kunnen inzicht geven in de beschikbaarheid op het net om woningen en andere gebouwen te verwarmen met elektriciteit.

Warmtebedrijf

Warmtebedrijven zijn de belangrijkste partners in de informatie-uitwisseling over de aanwijsbevoegdheid en de vergewisplicht. Van een warmtebedrijf krijg je de volgende gegevens:

• informatie over de aanleg van energie-infrastructuur;
• het aantal eigenaren dat kiest voor een opt-out: een ander warmtealternatief dan de voorkeursoptie van de gemeente;
• het aantal aansluitingen op huizen en andere gebouwen, inclusief situaties waar eigenaren niet kozen voor een opt-out maar ook geen medewerking verlenen om afleversets te plaatsen.

Behalve deze monitorgegevens zijn warmtebedrijven ook een belangrijke partij om informatie bij op te halen over de haalbaarheid en betaalbaarheid van warmtealternatieven.

Aanvullende manieren om gegevens te verzamelen

Om van monitoring te leren is meer nodig dan alleen een analyse van eigen registraties en (semi-)openbare bronnen. Die laten namelijk wel zien wat er gebeurt, maar bieden weinig inzicht waarom iets gebeurt of wat betrokkenen daarvan hebben geleerd. Daarom is het verstandig om extra informatie over inzichten en lessen te verzamelen. Dit kan op verschillende manieren:

• interviews met sleutelfiguren zoals projectleiders, energiecoaches, vertegenwoordigers vanuit de bewoners of samenwerkingspartners. Je kunt het zo breed maken als je zelf wil. Vraag bijvoorbeeld naar verklaringen voor ontwikkelingen, ervaringen, lessen en knelpunten;
• een korte enquête waarmee je eventueel aanvullende feiten en cijfers verzamelt, maar je ook richt op de leerervaringen van betrokkenen bij de uitvoering. Neem daarvoor een aantal open vragen op zoals: ‘Wat heeft echt geholpen in het boeken van voortgang?’, ‘Wat vormde de grootste belemmering?’, ‘Wat is je belangrijkste les van het afgelopen jaar?’ Met een enquête kun je ook periodiek het draagvlak onder bewoners peilen;
• een sessie om betrokkenen naar leerervaringen en verklaringen voor de voortgang te vragen. Let op: dit is iets anders dan de reflectiesessie in de cyclus, waarin je analyses toetst en verrijkt.

Kies voor een slimme en haalbare combinatie van methoden, bijvoorbeeld:

• Start met een deskstudie naar feiten en cijfers over de stand van zaken.
• Gebruik de uitkomsten om hierop door te vragen in interviews of sessies.
• Of begin met een korte enquête als er nog weinig voortgangsinformatie wordt vastgelegd. Verzamel feiten en leerervaringen onder betrokkenen, analyseer de antwoorden en gebruik de resultaten als basis voor interviews of sessies. 

Een goede monitor vraagt niet alleen om inhoud, maar ook om een duidelijke organisatie. Heldere rollen, verantwoordelijkheden en afstemming daarover zijn hierin van belang. Enkele aandachtspunten en tips:

Opdrachtgeverschap

Beschrijf in je monitorplan waar het opdrachtgeverschap van de monitor ligt: bij een manager, directielid, bestuurder, bij een stuurgroep met meerdere stakeholders of nog ergens anders. Over het algemeen geldt dat bestuurlijke betrokkenheid helpt: hoe beter de directie en het bestuur zijn aangehaakt, des te meer de invloed een monitor kan hebben.   

Beschrijf hoe en wanneer de opdrachtgever wordt meegenomen in het proces en kan bijsturen. Zo maak je de monitor onderdeel van het gewone besluitvormingsproces. Sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande overlegstructuren en zet daarbij op verschillende momenten de monitor op de agenda, zoals: 

• bij de start van de monitor;
• na de 1e analysesessie;
• bij de bespreking van het conceptrapport. 

Samenstelling team 

Beschrijf het team en de vaardigheden die nodig zijn om de monitor uit te voeren, zoals kwantitatieve en kwalitatieve onderzoeksvaardigheden, schrijfvaardigheid, politiek-bestuurlijke sensitiviteit. De teamgrootte hangt natuurlijk af van de omvang van je gemeente, maar werk bij voorkeur niet alleen. Een team is altijd aan te raden, ook gezien de mix aan vaardigheden die je nodig hebt. Stel in ieder geval een coördinator of projectleider aan als opdrachtnemer en beschrijf de verantwoordelijkheden van die persoon. Denk aan het team aansturen, het budget en de planning bewaken, de monitoringcyclus doorlopen en de afstemming met de opdrachtgever. 

Capaciteit

Maak een inschatting van hoeveel capaciteit je nodig hebt. Dit hangt af van de uitwerking van stap 1 tot en met 3 van je monitorplan. Je hoeft deze inschatting niet op te nemen in een openbaar monitorplan, maar interne duidelijkheid hierover wel essentieel. Aan de hand hiervan kun je namelijk bepalen of je plan realistisch is en of je de uitvoering zelf doet of (deels) uitbesteedt.