Participatie bij de gebiedsgerichte aanpak

Je bereidt eerst de participatieaanpak voor door je strategie te bepalen op basis van de:

• inhoud van het project;
• noodzakelijke besluitvorming; en
• kenmerken van de omgeving. 

Bespreek deze ingrediënten voor je strategie met het projectteam. De collega’s van beleid en inhoud moeten zich bewust zijn van de consequenties van de warmtetransitie voor de omgeving. Samen met hen bepaal je over welke vragen bewoners kunnen meedenken en eventueel meebeslissen.

Intern - breng in kaart en ga met collega’s in gesprek over:

• Inhoud: wat is de beoogde warmteoplossing voor deze wijk? Is het een collectieve of een individuele oplossing? Bij een warmtenet: is er al een bron en een (beoogde) leverancier? Wat betekent de beoogde warmteoplossing voor huurders, woningeigenaren, verenigingen van eigenaren (vve’s)? Welke ruimte is er voor inbreng vanuit bewoners? Welke vragen stel je aan welke doelgroepen, en wat doe je met de antwoorden? 
  Denk goed na over welke keuzes je aan bewoners kunt voorleggen, in welke fase, hoeveel invloed ze hierbij kunnen uitoefenen en hoe je helder terugkoppelt over wat er met de inbreng is gedaan. Als het warmteprogramma duidelijk is over de beste oplossing in een gebied, dan kun je met bewoners in gesprek gaan over wat die oplossing voor hen betekent en wat voor hen de voorwaarden zijn om mee te doen. Ook kunnen bewoners meedenken over hoe de dienstverlening van de gemeente en het warmtebedrijf of een energieloket goed aansluiten bij de wensen van bewoners. En hoe de overlast in de buurt beperkt kan worden. Zorg sowieso voor voldoende ruimte voor participatie bij de keuzes die directe gevolgen hebben voor de woningen en leefomgeving van mensen.
• Besluitvorming: welke ruimte voor participatie is er in de planning? En wanneer betrek je de gemeenteraad? Plan de participatie ruim van tevoren in.
• Omgeving: wat zijn de kenmerken van de omgeving? Maak een analyse van de wijk: niet alleen van de gebouwen, maar ook van de mensen en wat hun motivaties zijn. Hoe is de verhouding tussen verschillende doelgroepen (huurders, woningeigenaren, vve’s)? Weet je hoe zij tegen de warmtetransitie aankijken? En hoe zij zelf graag betrokken willen worden?
• Koppelkansen: welke koppelkansen zijn er met andere (participatie)projecten in de wijk?

Kijk in deze fase ook naar het gemeentelijk participatiebeleid en hoe je daarbij aan kunt sluiten. Ook eerdere participatieprocessen en het succes daarvan kunnen van invloed zijn op je strategie. 

Interne organisatie

Bij de eerste voorbereiding hoort ook het organiseren van voldoende (ambtelijke) capaciteit en middelen voor participatie. Zie hiervoor de pagina's Is mijn gemeentelijke, interne organisatie klaar voor participatie en Gemeentelijke organisatie.

Betrekken van de gemeenteraad

Om de uitkomsten van het participatieproces politiek te verankeren, is het belangrijk om zowel het college van burgemeester en wethouders (college van B&W) als de gemeenteraad tijdig te informeren over het participatieproces.

Extern - bespreek met partners de samenwerking

Naast de gemeente zijn ook woningcorporaties, bedrijven, netbeheerders, energieloketten en vele andere stakeholders actief op het gebied van energiebesparing, woonkwaliteit en aardgasvrij wonen. Deze partijen zijn vaak zelf actief bezig met communicatie en participatie rond dit onderwerp, met elk hun eigen kanalen en relaties in de wijk. Omdat de gemeente de regierol heeft in de warmtetransitie is het verstandig om vanuit de gemeente het initiatief te nemen om met de partners samen te werken in het participatieproces. Concreet is het starten met een gezamenlijke communicatie- en participatiewerkgroep een goed idee.

Aan het einde van deze stap heb je als het goed is een overzicht van de wijk, een kernboodschap over de inhoud en het besluitvormingsproces, op basis waarvan je een participatieaanpak kunt ontwerpen voor de totstandkoming van het uitvoeringsplan. Je hebt hierbij informatie in kaart gebracht over:

• bewoners en gebouweigenaren, en hun voorkeuren voor het participatieproces;
• de ruimte van invloed van participanten;
• de mogelijkheden binnen je eigen organisatie.

Je gebruikt de informatie van stap 1 voor het ontwerp van de participatieaanpak. Een participatieaanpak voor een collectieve wijkaanpak (warmtenet, collectieve aanpak isoleren of all-electric) ziet er anders uit dan voor een individuele benadering van bewoners (stimuleren verduurzamingsmaatregelen). Hoe je precies tot dit ontwerp komt, hangt ook af van  hoe bewoners aankijken (bewonersvoorkeur) tegen participatie en de warmtetransitie. Een goede participatieaanpak is een vertaling van deze behoeftepeiling.

Maak in deze stap:

• een goede wijkanalyse, die zowel de fysieke als de lokale kenmerken van de wijk bevat. Je kunt hiervoor het Wijkpaspoort Warmtetransitie van de VNG gebruiken;
• een doelgroepenanalyse. Met een enquête kom je te weten wat de zorgen en wensen zijn van bewoners. Je kunt ook met collega’s of sleutelfiguren uit de wijk gaan wandelen en een aantal mensen (aan)spreken. Ga samen op pad, start het open gesprek en zie de wijk en de woningen door de ogen van de bewoners. Dat levert onbevangen reacties, perspectieven en ideeën op. Maak bij terugkomst een verslag van de belangrijkste kansen en zorgen die mensen met je hebben gedeeld;
• de kernboodschap over het project. Hierin staat waarom we in Nederland van het aardgas afgaan, de voorkeursoplossing die volgt uit het warmteprogramma, het tijdpad en de rol voor bewoners. Maak hierbij onderscheid tussen huurders, particuliere woningeigenaren en eigenaren in een vve. Geef in de kernboodschap aan wat de uitgangspunten zijn van de gemeente voor de gebiedsgerichte aanpak. Maak de kernboodschap bij voorkeur met de intern en extern betrokken partijen. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de methodiek van Factor C gebruiken: Kernboodschap (kijk-want-dus) - Communicatiekompas;
• maak een communicatieplan met middelenkeuzes die aansluiten bij de kernboodschap en de doelgroepen in de wijk;
• formuleer de participatievraag/vragen. Open vragen en vragen met keuzemogelijkheden leveren een betere dialoog op dan ja/nee-vragen of vragen met beperkte keuzemogelijkheden. Vragen waarvan de antwoorden invloed kunnen hebben op het project en vragen die dicht bij de belevingswereld en interesse van bewoners aansluiten, leveren meer betrokkenheid op;
• bepaal het participatieniveau: Participatiemethoden voor de warmtetransitie;
• op basis van je participatievraag maak je een selectie van deelnemers en bepaal je hoe je hen benadert. Dat kan op verschillende manieren: gericht of juist breed of op basis van loting of selectie. Deze keuze maak je op basis van de informatie die je hebt over de groepen bewoners en hun behoefte om te participeren, maar ook op basis van je participatievraag;
• maak een overzicht van (mogelijke) participatiemethoden en -activiteiten en plan deze in de tijd. Geef hierin ook de terugkoppelmomenten aan;
• breng, door intern en met partners in gesprek te gaan, in kaart welke andere opgaven er zijn in het gebied en bepaal of er koppelkansen zijn die in het belang van bewoners zijn;
• bespreek ook met de verantwoordelijke wethouder welke rol deze in het communicatie- en het participatieproces wenst. 

Aan het einde van deze stap heb je een ontwerp voor je participatieaanpak die je kunt uitvoeren. Let op: in de loop van de uitvoering kom je waarschijnlijk nieuwe informatie tegen, of ontstaan er moeilijkheden. Dat vraagt om aanpassingen in je ontwerp. Blijf reflecteren op je participatieaanpak en pas die zo nodig aan. 

Op basis van je gemaakte ontwerp, ga je aan de slag met het organiseren en uitvoeren van je participatieaanpak. Je maakt keuzes over bijvoorbeeld locaties en gespreksleiders, en gaat aan de slag met de selectie en het uitnodigen van bewoners. Denk ook na over hoe de uitkomsten worden opgenomen in het uitvoeringsplan, en over de terugkoppeling hiervan naar de deelnemers en de bredere groep van bewoners en stakeholders. 

Aandacht vasthouden

Het proces om tot een aardgasvrije wijk te komen, kan soms lang duren vanwege de complexiteit van de opgave. Bewoners zullen voortgang in processtappen niet altijd zien als concrete voortgang. Toch is het belangrijk om deze voortgang inzichtelijk te maken, zodat mensen zich betrokken blijven voelen. Durf ook open en transparant te zijn als er moeilijkheden of vertragingen optreden. 

Je kunt van alles organiseren om de aandacht van bewoners vast te houden tijdens het traject tot aan een aardgasvrije wijk. Bereid mensen voor door middel van acties zoals het waterzijdig inregelen van de cv om alvast energie te besparen. Of “zet ‘m op 50” om te zien of de woning klaar is voor een warmtepomp. Dit draagt bij aan de bewustwording van bewoners. 

Terugkoppeling

Houd bewoners op de hoogte van hoe zij hebben bijgedragen aan het uitvoeringsplan of hoe hun bijdrage is benut tijdens het proces. Dit zorgt ervoor dat het proces transparant blijft en dat bewoners kunnen zien dat hun participatie ertoe doet. 

Kijk bij het opnemen van de uitkomsten van het participatieproces goed naar het participatieniveau dat van tevoren is vastgesteld. Voldoe je hier niet aan? Zorg dan dat je dit verantwoord naar de deelnemers.