Op basis van je gemaakte ontwerp, ga je aan de slag met het organiseren en uitvoeren van je participatieproces. Je maakt keuzes over bijvoorbeeld locaties en gespreksleiders, en gaat aan de slag met de selectie en het uitnodigen van bewoners. Denk ook na over hoe de uitkomsten worden opgenomen in het uitvoeringsplan, en over de terugkoppeling hiervan naar de deelnemers en de bredere groep van bewoners en stakeholders.

Uitnodigen

Op basis van je participatievraag maak je een selectie van deelnemers en bepaal je hoe je hen benadert. Dat kan op verschillende manieren: gericht of juist breed of op basis van loting. Deze keuze maak je op basis van de informatie die je hebt over de groepen bewoners en hun behoefte om te participeren uit stap 1, maar ook op basis van je participatievraag uit stap 2. Denk na over een mogelijke tegenprestatie om deelnemen aantrekkelijker te maken, aansluitend bij het niveau van inspanning dat je van mensen vraagt. Voor een éénmalige bijeenkomst kun je denken aan toegang tot een bijzondere locatie in de wijk en/of een lekkere maaltijd van een lokaal restaurant. Bij een intensiever participatietraject kun je ook nadenken over een financiële vergoeding. 

Informeren

Om bewoners op gelijkwaardige voet te laten meedoen in een participatieproces is het cruciaal dat zij goed geïnformeerd worden en blijven over de technische, financiële en bestuurlijke kaders van de warmtetransitie voor hun wijk of buurt. Het is een uitdaging om dit op een toegankelijke, frequente en laagdrempelige manier te doen, die voor de meeste mensen te volgen is. Dat kan bijvoorbeeld via een vraagbaak waar de gemeente expertise, kennis en ervaring samenbrengt. Ook kan de gemeente ervaringsmomenten creëren en daarmee anticiperen op gevolgen van de maatregelen in de implementatie- en gebruiksfase. Zodat bewoners kunnen zien, voelen, horen, ervaren wat bijvoorbeeld een warmtepomp voor impact heeft in een vergelijkbare woning voor wat betreft ruimtebeslag, geluid, esthetiek, impact op comfort, op controle, op veiligheid en impact op de woonlasten.

Het gesprek

Denk na over hoe je de bijeenkomsten zo kunt opzetten dat het gesprek dat gevoerd wordt voldoet aan democratische principes. Een democratisch gesprek is inclusief, transparant, en er is ruimte voor tegengeluid. 

Terugkoppeling

De uitkomsten van het participatieproces krijgen een plek in het uitvoeringsplan. Hoe prominent deze plek is, hangt af van het mandaat van het participatieproces en van de specifieke participatievraag.  Houd bewoners op de hoogte van hoe hun bijdragen hebben bijgedragen aan het uitvoeringsplan of hoe de bijdrage is benut tijdens het proces. Dit zorgt ervoor dat het proces transparant blijft en dat bewoners kunnen zien dat hun participatie ertoe doet. 

• Kijk bij het opnemen van de uitkomsten van het participatieproces goed naar het mandaat dat van tevoren is vastgesteld. Doe je recht aan het mandaat dat je van tevoren gecommuniceerd hebt? Zo niet? Hoe kun je dit verantwoorden naar de deelnemers?
• Zijn er nog zaken naar boven gekomen in het participatieproces, die je van tevoren niet had verwacht, maar die wel relevant zijn voor het uitvoeringsplan? Denk hierbij bijvoorbeeld aan nieuw opgebrachte koppelkansen. Afhankelijk van de vraag en het mandaat dat je kiest, neem je de uitkomsten van het participatieproces meer of minder letterlijk over in het uitvoeringsplan. Denk na over welke uitkomsten van het participatieproces je onderdeel wilt maken van het uitvoeringsplan.

Aandacht vasthouden

Het proces om te komen tot een aardgasvrije wijk kan soms lang duren vanwege de complexiteit van de opgave. Bewoners zullen voortgang in processtappen niet altijd zien als concrete voortgang. Toch is het belangrijk om deze voortgang inzichtelijk te maken, zodat mensen zich betrokken blijven voelen. Durf ook open en transparant te zijn als er moeilijkheden of vertragingen optreden. Wees duidelijk achteraf over wat er gebeurd is met de uitkomsten van het participatieproces, zowel in de vertaling naar het uitvoeringsplan, als in de beoordeling van het plan door het college van B&W.

Er zijn diverse dingen die je kunt organiseren om de aandacht van bewoners vast te houden gedurende het traject tot een aardgasvrije wijk. Bereid mensen voor door middel van acties zoals “zet ‘m op  50” of “zet ‘m op 70”. Dit draagt bij aan de bewustwording van bewoners. Ook maakt het frame waarbinnen de aardgasvrije ambitie wordt geplaatst hierin veel verschil: is dit een breder frame met bijvoorbeeld ook klimaatadaptatie dan kan voortgang op dat vlak ook worden benut. Organiseer dan gepaste bewustwordingsacties zoals bijvoorbeeld tegelwippen.

Resultaat

Aan het einde van deze stap heb je een ontwerp liggen voor een participatietraject dat je kunt gaan uitvoeren. In dit ontwerp staan onder andere keuzes vastgelegd over de participatievraag, het doel en niveau van het participatieproces, en de methoden. Let op: dit ontwerp is het startpunt van je participatietraject. De kans is echter groot dat je bij de uitvoering nieuwe informatie tegenkomt, of onvoorziene moeilijkheden. Dat vraagt om aanpassingen in je ontwerp. Blijf reflecteren op of je ontwerp nog aansluit bij de situatie in de wijk en of je eventueel terug moet naar de ontwerpfase om je traject aan te passen aan een nieuwe situatie.

Meer informatie

• Lees meer over democratisch samenwerken >